Company Chat - Privacy Policy

Status: November 2026

Company Chat (on the home screen: "Messenger") is provided by SteadiParts GmbH, Buchenweg 10, 85232 Bergkirchen, Germany, info@steadiparts.com.

What the app does

Company Chat is a client for messenger servers that companies operate themselves. When you first open the app, you enter the address of your company's server. From then on, the app connects only to that server.

If a message contains a link, your company's server retrieves the title, a short description and the preview image of the linked page so that the app can show a preview. The linked website sees a request from your company's server, not from your device, and your company's server sees the link.

What we, SteadiParts GmbH, receive

The app sends no data to us: no analytics, no tracking, no advertising, no crash reports. We do not operate your company's server and cannot see your messages, contacts or files.

Only for notifications (new messages and incoming calls while the app is closed) does your company's server pass on a minimal notice through our push service to Apple (Apple Push Notification service) or Google (Firebase Cloud Messaging), which deliver it to your device. This notice contains the push token of your device, an identifier of the message and of the conversation, the number of unread messages and the language of the app - no message content, no names and no senders. We forward it only to deliver it and do not store it. If a server we have not approved tries to send such a notice, we log its IP address. You can switch notifications off in your device settings at any time.

Test invitations

If you request a test invitation on the sign-in page, we store your email address and device type, use them only to send the invitation through Apple or Google, and delete them afterwards.

Confidentiality agreements

If an organisation invites you to a private group in Company Chat that requires a confidentiality agreement, it sends you an invitation by email and processes the following data to conclude the agreement, carry it out and be able to prove it: your name, company (if any), address and email address; the confirmation code sent to your email address and the time it was confirmed; your drawn signature and the time of signing; the IP address and device information at the time of signing; the agreement version and language, checksums of the text and signature, and the signed PDF.

The legal basis is Art. 6 (1) (b) GDPR (contract) and Art. 6 (1) (f) GDPR (the legitimate interest in being able to prove the agreement and enforce claims arising from it). The data is stored on the server of the inviting organisation, and both parties receive the signed PDF by email. Other group members do not see your address. The data is deleted once it is no longer needed for these purposes and no statutory retention obligation applies. The inviting organisation is responsible for this data; if SteadiParts GmbH invites you, that is us.

Program downloads

If you download a program or server package from a SteadiParts server, the request is logged with your IP address so that we can see which version was fetched and spot misuse. These entries are deleted after 30 days. Companies running their own server have the same log, with the same period, for downloads from their server.

Who is responsible for your data

Your messages, calls, files and account are processed on the server of your company (or the organisation that invited you). That organisation is responsible for this data under data protection law. Please contact them about access, correction or deletion. Messages and calls are end-to-end encrypted between the participants' devices, unless your company has switched this off or a chat is connected to another system such as Zulip; the app shows this with the lock symbol.

Board in groups

Groups can have a board with interactive pages. Pages, their versions, feedback and entries such as votes are end-to-end encrypted like messages and visible to the group's members, each with the member's name. The server only sees that something was attached to a page, not what. A page runs separated from the app, cannot read your chats or keys and is designed to have no internet access.

Confidentiality agreements (NDA)

Some companies use Company Chat to have people sign a confidentiality agreement before they join a private group. Signing is a function of the company's server, not of SteadiParts. If you are asked to sign, the app contacts the server of the inviting company for this, which may differ from your own company's server.

For signing, the following is stored on the server of the inviting company: the data you enter (name, company, address, email address), your drawn signature, the time of signing, your account, your IP address, the browser string of your device and hash values of the agreement text, of the signature and of the PDF. The signed PDF itself contains only the date, your account, your confirmed email address, the template version, the hash value of the agreement text, the parties (name, company, address, email address) and the two signatures; it does not contain your IP address, the browser string or the hash value of the PDF. The signed PDF is sent by email to you and to the inviting company. To prove that the email address is yours, a code is sent to it, and you enter the code in the app.

Messages in these groups are end-to-end encrypted. People on the inviting company's list of those in charge of NDAs join without signing when another person on the list invites them, and they also get earlier messages. If the group allows people who join later to read earlier messages, the device of an authorised member sends the keys for those messages to the devices of the new person after the signature, encrypted from device to device. A notice in the group names who received them. The server of the inviting company passes on the encrypted data and keeps a record of which account passed earlier messages to which account and when, and whether the switch was off when the person was invited. Your company's server holds an emergency key for your account, so that a new device gets your history. Someone who has that server and its secret can read your stored histories, including what you received this way, because those keys are kept in your key backup. This applies to the server of the recipient's own company.

The purpose is to conclude and perform the agreement and to be able to prove the signing later. The legal basis is Art. 6 (1) (b) and (f) GDPR. The inviting company decides how long signed records are kept as evidence, or as the law requires. If you decline or the invitation is withdrawn, the personal data entered for it (name, company, address, email address) is removed from the record. The inviting company is responsible for this data; please contact it about access, correction or deletion. Deleting a chat account does not delete the signing record, because it may be needed as evidence. SteadiParts receives nothing of this unless SteadiParts itself is the inviting company.

Data on your device

The app stores the server address, your sign-in session and the encryption keys of your device on your device. Deleting the app removes them.

Deleting your account

You can delete your account in the app: open the account menu and choose "Delete account". You leave all chats, can no longer sign in, and your profile, meetings and stored keys are removed from your company's server. Messages you already sent may remain visible to others.

Permissions

Camera: video calls and taking photos for a chat. Microphone: calls and voice messages. Photos: sharing pictures from your library and saving pictures from a chat. Notifications: new messages and incoming calls. Each is used only for the respective feature and can be withdrawn in your device settings.

App stores

Downloading the app from the App Store or Google Play is governed by the privacy policies of Apple and Google.

Contact

SteadiParts GmbH, info@steadiparts.com

Company Chat - Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

Company Chat (auf dem Home-Bildschirm: „Messenger“) wird bereitgestellt von der SteadiParts GmbH, Buchenweg 10, 85232 Bergkirchen, Deutschland, info@steadiparts.com.

Was die App tut

Company Chat ist ein Programm für Messenger-Server, die Unternehmen selbst betreiben. Beim ersten Start geben Sie die Adresse des Servers Ihres Unternehmens ein. Danach verbindet sich die App nur mit diesem Server.

Enthält eine Nachricht einen Link, ruft der Server Ihres Unternehmens Titel, Kurzbeschreibung und Vorschaubild der verlinkten Seite ab, damit die App eine Vorschau zeigen kann. Die verlinkte Website sieht dabei eine Anfrage des Servers Ihres Unternehmens, nicht Ihres Geräts, und der Server Ihres Unternehmens sieht den Link.

Was wir, die SteadiParts GmbH, erhalten

Die App sendet uns keine Daten: keine Auswertung, kein Tracking, keine Werbung, keine Absturzberichte. Wir betreiben den Server Ihres Unternehmens nicht und können Ihre Nachrichten, Kontakte und Dateien nicht sehen.

Nur für Mitteilungen (neue Nachrichten und eingehende Anrufe bei geschlossener App) gibt der Server Ihres Unternehmens einen knappen Hinweis über unseren Push-Dienst an Apple (Apple Push Notification service) oder Google (Firebase Cloud Messaging) weiter, die ihn auf Ihr Gerät zustellen. Dieser Hinweis enthält die Push-Kennung Ihres Geräts, eine Kennung der Nachricht und des Gesprächs, die Zahl der ungelesenen Nachrichten und die Sprache der App - keine Inhalte, keine Namen und keine Absender. Wir leiten ihn nur zur Zustellung weiter und speichern ihn nicht. Versucht ein von uns nicht freigegebener Server, einen solchen Hinweis zu senden, protokollieren wir dessen IP-Adresse. Mitteilungen lassen sich jederzeit in den Geräteeinstellungen abschalten.

Testeinladungen

Wenn Sie auf der Anmeldeseite eine Testeinladung anfordern, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und den Gerätetyp, nutzen sie nur für die Einladung über Apple oder Google und löschen sie danach.

Vertraulichkeitsvereinbarungen

Wenn eine Organisation Sie in eine private Gruppe in Company Chat einlädt, die eine Vertraulichkeitsvereinbarung voraussetzt, schickt sie Ihnen eine Einladung per E-Mail und verarbeitet folgende Daten, um die Vereinbarung abzuschließen, durchzuführen und belegen zu können: Ihren Namen, Ihre Firma (falls vorhanden), Ihre Anschrift und E-Mail-Adresse; den an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten Bestätigungscode und den Zeitpunkt der Bestätigung; Ihre gezeichnete Unterschrift und den Zeitpunkt der Unterzeichnung; IP-Adresse und Geräteangaben bei der Unterzeichnung; Fassung und Sprache der Vereinbarung, Prüfwerte von Text und Unterschrift sowie das unterschriebene PDF.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (das berechtigte Interesse, die Vereinbarung belegen und Ansprüche daraus durchsetzen zu können). Die Daten liegen auf dem Server der einladenden Organisation, und beide Seiten erhalten das unterschriebene PDF per E-Mail. Andere Gruppenmitglieder sehen Ihre Anschrift nicht. Die Daten werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Verantwortlich für diese Daten ist die einladende Organisation; lädt die SteadiParts GmbH Sie ein, sind das wir.

Programm-Downloads

Wenn Sie ein Programm oder Server-Paket von einem Server der SteadiParts laden, wird der Abruf mit Ihrer IP-Adresse protokolliert, damit wir sehen, welche Fassung geholt wurde, und Missbrauch erkennen. Diese Einträge werden nach 30 Tagen gelöscht. Firmen mit eigenem Server haben für Downloads von ihrem Server dasselbe Protokoll mit derselben Frist.

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Ihre Nachrichten, Anrufe, Dateien und Ihr Konto werden auf dem Server Ihres Unternehmens verarbeitet (oder der Organisation, die Sie eingeladen hat). Diese ist datenschutzrechtlich verantwortlich; wenden Sie sich für Auskunft, Berichtigung oder Löschung bitte an sie. Nachrichten und Anrufe sind zwischen den Geräten der Beteiligten Ende-zu-Ende verschlüsselt, außer Ihr Unternehmen hat das abgeschaltet oder ein Chat ist mit einem anderen System wie Zulip verbunden; das zeigt die App am Schloss-Symbol.

Board in Gruppen

Gruppen können ein Board mit interaktiven Seiten haben. Seiten, ihre Versionen, Rückmeldungen und Eingaben wie Abstimmungen sind wie Nachrichten Ende-zu-Ende-verschlüsselt und für die Mitglieder der Gruppe mit Namen sichtbar. Der Server sieht nur, dass etwas zu einer Seite gehört, nicht was. Eine Seite läuft getrennt von der App, kann deine Chats und Schlüssel nicht lesen und ist so gebaut, dass sie keinen Internetzugang hat.

Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA)

Manche Unternehmen lassen über Company Chat eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreiben, bevor jemand einer privaten Gruppe beitritt. Das Unterschreiben ist eine Funktion des Servers des Unternehmens, nicht der SteadiParts. Werden Sie zur Unterschrift aufgefordert, verbindet sich die App dafür mit dem Server des einladenden Unternehmens, der vom Server Ihres eigenen Unternehmens abweichen kann.

Zum Unterschreiben werden auf dem Server des einladenden Unternehmens gespeichert: die Angaben, die Sie eintragen (Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse), Ihre gezeichnete Unterschrift, der Zeitpunkt der Unterschrift, Ihr Konto, Ihre IP-Adresse, die Browserkennung Ihres Geräts und Prüfwerte (Hashwerte) des Vereinbarungstextes, der Unterschrift und des PDF. Das unterschriebene PDF selbst enthält nur das Datum, Ihr Konto, Ihre bestätigte E-Mail-Adresse, die Fassung der Vorlage, den Prüfwert des Vereinbarungstextes, die Parteien (Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse) und die beiden Unterschriften; IP-Adresse, Browserkennung und der Prüfwert des PDF stehen nicht darin. Das unterschriebene PDF wird per E-Mail an Sie und an das einladende Unternehmen geschickt. Damit die E-Mail-Adresse als Ihre bestätigt ist, wird an sie ein Code gesendet, den Sie in der App eingeben.

Nachrichten in diesen Gruppen sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Personen auf der Liste der NDA-Verantwortlichen des einladenden Unternehmens kommen ohne Unterschrift dazu, wenn eine andere Person von der Liste sie einlädt, und bekommen frühere Nachrichten ebenfalls. Erlaubt die Gruppe, dass später Dazukommende frühere Nachrichten lesen, schickt das Gerät eines berechtigten Mitglieds die Schlüssel dieser Nachrichten nach der Unterschrift an die Geräte der neuen Person, verschlüsselt von Gerät zu Gerät. Ein Hinweis in der Gruppe nennt, wer sie erhalten hat. Der Server des einladenden Unternehmens reicht die verschlüsselten Daten weiter und speichert, welches Konto wann an welches Konto weitergegeben hat und ob der Schalter bei der Einladung aus war. Der Server Ihres eigenen Unternehmens verwahrt für Ihr Konto einen Notfallschlüssel, damit ein neues Gerät Ihren Verlauf bekommt. Wer diesen Server samt Geheimnis hat, kann Ihre gespeicherten Verläufe lesen, auch das auf diesem Weg Erhaltene, weil diese Schlüssel in Ihrer Schlüsselsicherung liegen. Das gilt für den Server des Unternehmens der empfangenden Person.

Zweck ist, die Vereinbarung abzuschließen, durchzuführen und die Unterschrift später belegen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Das einladende Unternehmen entscheidet, wie lange unterschriebene Nachweise als Beweis oder nach gesetzlicher Pflicht aufbewahrt werden. Bei abgelehnten oder zurückgezogenen Vorgängen werden die eingegebenen personenbezogenen Daten (Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse) aus dem Vorgang entfernt. Für diese Daten ist das einladende Unternehmen verantwortlich; wenden Sie sich für Auskunft, Berichtigung oder Löschung bitte an dieses. Das Löschen eines Chat-Kontos löscht den Unterschriftsnachweis nicht, weil er als Beweis noch gebraucht werden kann. Die SteadiParts erhält davon nichts, es sei denn, die SteadiParts selbst ist das einladende Unternehmen.

Daten auf Ihrem Gerät

Die App speichert die Serveradresse, Ihre Anmeldung und die Schlüssel Ihres Geräts auf dem Gerät. Mit dem Löschen der App sind sie entfernt.

Konto löschen

Sie können Ihr Konto in der App löschen: Konto-Menü öffnen und „Konto löschen“ wählen. Sie verlassen alle Chats, können sich nicht mehr anmelden, und Profil, Termine und verwahrte Schlüssel werden vom Server Ihres Unternehmens entfernt. Bereits gesendete Nachrichten können für andere sichtbar bleiben.

Berechtigungen

Kamera: Videoanrufe und Fotos für einen Chat. Mikrofon: Anrufe und Sprachnachrichten. Fotos: Bilder aus Ihrer Mediathek teilen und Bilder aus einem Chat sichern. Mitteilungen: neue Nachrichten und eingehende Anrufe. Jede wird nur für die jeweilige Funktion genutzt und lässt sich in den Geräteeinstellungen entziehen.

App-Stores

Für das Herunterladen aus dem App Store oder Google Play gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple und Google.

Kontakt

SteadiParts GmbH, info@steadiparts.com